Cette courte vidéo vous guidera dans la création d’un département ainsi que dans son rattachement à un véhicule.
Étapes
- Rendez-vous dans l’onglet Paramètres > Département
- Cliquez sur « Ajouter »
- Remplissez les champs demandés (seul le champ « Département » est obligatoire)
- Cliquez sur « Enregistrer »
Vous pourrez ensuite rattacher le ou les départements aux véhicules de votre choix en vous rendant dans l’onglet Paramètres > Véhicules.
- Cliquez sur l’icône crayon en face de la carte concernée
- Dans le menu déroulant du champ « Département », sélectionnez le département de votre choix.
🚀 Informations utiles
À quoi sert la création de départements ?
La création de départements répond principalement à un besoin de segmentation analytique et organisationnelle.
Elle permet de structurer la gestion des dépenses et des accès au sein de votre organisation.
Pourquoi répartir les dépenses par département ?
La création de départements permet de :
- ventiler les dépenses par service ou unité (ex : Département 1, Département 2) ;
- améliorer la lisibilité des coûts au sein d’une facture unique ;
- faciliter le suivi budgétaire en identifiant précisément les consommations de chaque pôle.
Peut-on conserver un seul compte pour toute l’entité ?
Oui. Vous pouvez conserver un compte unique pour l’ensemble de votre structure tout en bénéficiant d’un suivi détaillé par département.
Cela permet d’obtenir une vision globale tout en sachant précisément qui consomme quoi.
Quels sont les avantages pour la comptabilité ?
La segmentation par département permet de simplifier le lettrage comptable.
Mooncard facilite l’identification des dépenses par service, ce qui permet :
- un rapprochement plus rapide des paiements ;
- une réduction des erreurs manuelles ;
- un gain de temps pour les équipes comptables.
Peut-on personnaliser les accès et les droits ?
Oui. Les départements permettent de segmenter les accès utilisateurs.
Vous pouvez :
- définir différents rôles (administrateur, comptable, etc.) ;
- mettre en place des règles de validation spécifiques ;
- organiser les droits par marché, direction ou service.
Les exports de données peuvent-ils être filtrés par département ?
Oui. Les rapports et exports de dépenses peuvent être filtrés par département.
Cela facilite l’analyse des données ainsi que leur intégration dans vos outils de gestion internes.
❓ Mini-FAQ
Peut-on modifier le département rattaché à un véhicule ?
Oui. Le département associé à un véhicule peut être modifié à tout moment depuis votre espace client.
Comment fonctionne le rattachement des départements ?
Chaque département est associé à un véhicule, lui-même rattaché à une carte.
Comment créer un véhicule ?
👉 Consultez l’article : « Créer un véhicule ».